برنامه کاری تیم، جلسات و رزرو اتاقها را در یک تقویم متمرکز هماهنگ کنید. تداخلهای زمانی را حذف کنید و در چند ثانیه زمان خالی مشترک را بیابید.
درخواست دموهماهنگکردن یک زمان خالی برای جلسه میان چند مدیر یا همکار معمولاً به پیامهای متعدد و تماسهای پیدرپی ختم میشود. بهجای پرسوجوی متوالی از افراد برای یافتن زمان مناسب، تقویم نکسوس برنامه کاری تمام افراد را بررسی کرده و بهترین زمانهای آزاد مشترک را پیشنهاد میدهد. این کار باعث میشود جلسات بدون معطلی تنظیم شوند،همپوشانی برنامهای پیش نیاید و جدول کاری همه افراد منظم بماند.
رزرو اتاقهای جلسه و تجهیزات شرکت
رزرو همزمان یک اتاق جلسه توسط دو تیم مختلف یا نبود تجهیزاتی مثل ویدیوپروژکتور و میکروفون، روند کارهای روزانه شرکت را مختل میکند. تقویم نکسوس امکان مدیریت و رزرو تمام منابع سازمانی شامل اتاقهای جلسه، خودروهای شرکت و امکانات فنی را فراهم میکند. پرسنل هنگام ساخت جلسه، ظرفیت، تجهیزات موجود و وضعیت خالی بودن هر اتاق را به صورت زنده مشاهده کرده و آن را همزمان با زمان جلسه ثبت میکنند. این شفافیت کامل جلوی دوبارهکاری، ناهماهنگیهای حضوری و معطل شدن تیمها در پشت درهای بسته را میگیرد.
تقویم نکسوس بهطور مستقیم با زیرساخت جلسات آنلاین نکسوس متصل است. هنگام تنظیم یک جلسه، سیستم بهصورت خودکار لینک ورود به جلسه را ایجاد کرده و در دعوتنامه شرکتکنندگان قرار میدهد. اعضای جلسه نیازی به کپیکردن آدرسها یا استفاده از نرمافزارهای مجزا ندارند و تنها با یک کلیک از روی خانه یا تقویم، وارد محیط جلسه میشوند.
قدرت هوش مصنوعی در تقویم نکسوس
رزا تداخلهای زمانی را پیشبینی میکند، بهترین زمان مشترک را به مدعوین پیشنهاد میدهد و مقدمات جلسه را پیش از شروع آماده میسازد
ثبت رویداد با یک دستور
تنها با نوشتن یک دستور ساده، جلسه را ثبت کنید. رزا مدعوین را به رویداد متصل میکند، منابع لازم را تخصیص میدهد و بدون دخالت دست، لینک ورود را برای حاضرین میفرستد.
مدیریت خودکار تداخلها
در صورت لغو جلسه یا ایجاد تداخل تقویم، رزا وضعیت کاری تمام مدعوین را مجدداً ارزیابی میکند. نزدیکترین زمانهای خالی مشترک را پیشنهاد میدهد و با تأیید شما، دعوتنامهها را در لحظه بهروزرسانی خواهد کرد.
تبدیل تصمیمات جلسه به تسک
پس از پایان جلسه، رزا صورتجلسه و تصمیمات کلیدی را خلاصه میکند. مصوبات بهطور خودکار به تسک تبدیل شده و با تعیین مهلت و مسئول مربوطه، مستقیماً در کارتابل افراد مینشیند.
هماهنگی زمانبندی و تنظیم جلسات نباید به معنای مشخص بودن جزییات محرمانه جلسات کاری یا کارهای شخصی افراد برای همه باشد. تقویم نکسوس ساختار کنترلی دقیق و لایهبندیشدهای ارائه میدهد تا هر کس دقیقاً همان اندازهای از اطلاعات را ببیند که طبق سیاستهای شرکت مجاز است.
هر کاربر میتواند نحوه نمایش رویدادهای تقویم خود را برای سایر همکاران تعیین کند. امکان تنظیم جلسات به صورت «عمومی»، «فقط نمایش عنوان جلسه» یا «فقط نمایش وضعیت مشغول بودن وجود دارد. با این کار، همکاران از زمانهای خالی شما مطلع میشوند اما موضوعات و جزئیات برنامههای کاری و شخصی شما کاملاً محرمانه باقی میماند.
در سازمانها لازم است منشیها یا مدیران دفتر بتوانند از طرف مدیران ارشد جلسه تنظیم کنند. نکسوس این امکان را با تعاریف قانونی و بدون نیاز به اشتراکگذاری رمز عبور فراهم میکند. تمام اقدامات انجامشده شفاف بوده و مشخص است چه کسی و در چه زمانی جلسه را ایجاد یا تغییر داده است.
تمامی دادههای تقویم، یادداشتهای جلسات، اسناد پیوستشده و جزئیات دعوتنامهها فقط و فقط روی دیتابیسهای شبکه داخلی خود سازمان پردازش و ذخیره میشوند. سیستم بدون نیاز به سرورهای خارجی عمل کرده و خطرات امنیتی بیرونی را کاملاً خنثی میسازد.
تقویم نکسوس مستقیماً با چارت سازمانی هماهنگ است. با تغییر شغل، جابهجایی اداری یا خروج یک نیروی انسانی، تمامی دسترسیهای فرد به تقویمهای گروهی، اتاقهای جلسه، اسناد جلسات و برنامههای تیمی ظرف چند ثانیه بهصورت خودکار مسدود میشوند
مجموعهای از ابزارهای کاربردی برای تسهیل زمانبندی، هماهنگی جلسات و مدیریت زمان
امکان مشاهده تقویم در حالتهای روزانه، هفتگی، ماهانه و نمای لیستی در اختیارتان قرار دارد. این تنوع در نمایش به شما کمک میکند تسلط کاملی روی برنامههای کوتاه مدت و بلندمدت ماه داشته باشید و برنامههای کاری را راحتتر مدیریت کنید.
با تعریف یک جلسه، لینک مستقیم جلسه ساخته شده و در دعوتنامه قرار میگیرد. با این قابلیت، نیازی به ساخت جداگانه لینک جلسه در برنامههای دیگر و کپیکردن آدرسها نیست و همه با یک کلیک وارد جلسه میشوند.
تقویم نکسوس اعلانات مربوط به شروع جلسات کاری را روی دسکتاپ و اپلیکیشن موبایل ارسال میکند. این اعلانات پیش از شروع رویداد به اطلاع شرکتکنندگان میرسند تا تمام افراد بهموقع در جلسات حاضر شوند و هیچ برنامهای فراموش نشود.
امکان تعریف جلسات دورهای بهصورت روزانه، هفتگی یا ماهانه. با ثبت یکباره جلسه، سیستم بهطور خودکار تمامی تاریخهای آتی را در تقویم شرکتکنندگان و جدول رزرو اتاق قرار میدهد تا نیازی به ثبت مجدد و تکراری جلسات ثابت نباشد.
میتوانید جلسات کاری، کارهای شخصی و رویدادهای رسمی شرکت را با رنگهای مختلف مشخص کنید. این رنگبندی به شما اجازه میدهد در یک نگاه سریع به تقویم، جنس برنامههای روزانه خود را تشخیص داده و وقت خود را بهتر مدیریت کنید.
امکان به اشتراکگذاری تقویم کاری میان همکاران وجود دارد. با این قابلیت، افراد میتوانند برنامههای کاری یکدیگر را ببینند تا تنظیم جلسات مشترک و اطلاع از برنامههای روزانه همکاران بسیار سادهتر انجام شود.
نمایش رویدادها را مستقیم به چارت سازمانی گره بزنید. جزئیات حساس جلسات، شامل موضوع، فایلهای پیوست و لیست حاضرین، فقط برای افراد دعوتشده نمایش داده میشود. اعضای تیم وضعیت در دسترس بودن همکاران را میبینند، اما جزئیات و عنوان جلسات برایشان مخفی میماند. لینک ورود، مجوزهای ضبط و دسترسی به صورتجلسات نهایی نیز فقط برای افراد تاییدشده باز میشود. تمامی تغییرات ساعت و جابهجایی برنامهها در لحظه ثبت و اطلاعرسانی میگردد تا برنامهریزی تیمی در چند ثانیه هماهنگ شود، بدون آنکه حریم خصوصی تیمها یا دادههای حساس سازمان به خطر بیفتد.
تمامی درخواستهای رزرو اتاق، تغییر زمان جلسات و ویرایش فایلهای پیوست با ذکر کاربر و برچسب زمانی دقیق لاگبرداری میشوند.
ذخیره و پردازش تمامی رویدادها، فایلهای ضمیمه و یادداشتها روی پایگاههای داده درون شبکه سازمان، بدون ارسال اطلاعات به سرورهای ابری خارجی.
قطع خودکار دسترسی فرد به تقویمهای تیمی، اتاقهای جلسات و اسناد پیوست در لحظه تغییر سمت، انتقال دپارتمان یا پایان همکاری پرسنل.
تنظیم وضعیت نمایش هر رویداد بهصورت «عمومی»، «فقط عنوان» یا «مشغول». همکاران بدون مشاهده جزئیات، بازههای زمانی خالی را برای هماهنگی پیدا میکنند.
شما میتوانید دعوتنامه جلسه را به ایمیل سازمانی افراد خارج از شرکت نیز ارسال کنید. آنها لینک ورود به جلسه آنلاین و فایل دعوتنامه استاندارد را دریافت میکنند، بدون اینکه به سایر بخشها یا تقویم داخلی سازمان دسترسی داشته باشند.
خیر. هر کاربر میتواند سطح نمایش رویدادهای تقویم خود را تعیین کند. شما میتوانید جلسات را بهگونهای تنظیم کنید که دیگران فقط وضعیت «مشغول بودن (Busy)» شما را ببینند و عنوان یا جزئیات جلسه برای بقیه مخفی بماند.
هنگام تعریف جلسه، لینک ورود به اتاق ویدیوکنفرانس به صورت خودکار ایجاد شده و در دعوتنامه شرکتکنندگان قرار میگیرد تا افراد بدون نیاز به ابزار جانبی وارد جلسه شوند.
بهمحض اینکه جلسه را در تقویم ثبت میکنید، دعوتنامه بهصورت خودکار در قالب یک اعلان هوشمند روی دسکتاپ و اپلیکیشن موبایل برای افراد ارسال میشود. همچنین رویداد جلسه بهطور مستقیم روی تقویم کاری شرکتکنندگان قرار میگیرد تا بتوانند با یک کلیک، حضور خود را تایید یا رد کنند. همچنین دعوتنامه به آدرس ایمیل افراد نیز ارسال میشود.
با تغییر زمان جلسه یا لغو آن، رزرو اتاق قبلی بهصورت خودکار آزاد میشود تا در اختیار سایر تیمها قرار گیرد و برای زمان جدید نیز در صورت خالی بودن اتاق، رزرو مجدد انجام میشود.
درخواست دمو هماهنگی سریع، برنامهریزی دقیق؛ بدون اتلاف وقت میان پیامها و تماسها.
همین امروز تقویم نکسوس را در کنار سایرمحصولات سازمانی تجربه کنید یا با کارشناسان ما برای دریافت دموی اختصاصی در ارتباط باشید.
