تیمهای فنی، اداری و منابع انسانی تمام درخواستهای داخلی پرسنل را در صفهای خدمت شفاف و اولویتبندیشده تحویل میگیرند. نکسوس تیکتها را بر اساس چارت سازمانی و مهلت پاسخگویی به کارشناس مسئول هدایت میکند تا روند رسیدگی در لحظه پایش شود و هیچ پیامی معطل یا فراموش نماند.
تمامی درخواستهای فنی، اداری و منابع انسانی بلافاصله پس از ثبت، در صفهای کاری تفکیکشده قرار میگیرند و بر اساس قوانین سیستم و چارت سازمانی، مستقیماً به کارشناس یا تیم پاسخگو ارجاع داده میشوند. پرسنل نیازی به جستجوی دستی افراد، ارسال پیامهای پراکنده در چتها یا تماسهای تلفنی مکرر برای پیدا کردن مسئول مربوطه ندارند. سیستم تیکتها را بدون معطلی و بدون نیاز به پاسکاری میان واحدها به جریان میاندازد تا زمان پاسخگویی به حداقل برسد و کارها در صفهای نامشخص گم نشوند.
کنترل مهلت پاسخگویی و توافق سطح خدمت
مدیران برای هر نوع خدمت و تیکت، زمان استاندارد پاسخ اولیه و سقف مهلت حل نهایی را بر اساس اولویت سازمانی تعیین میکنند تا هیچ درخواستی بیپاسخ در سیستم رها نشود. شمارشگر مهلت رسیدگی از لحظه ثبت تیکت فعال میشود و سیستم قبل از گذشتن موعد، هشدارهای لازم را به کارشناس و سرپرست تیم ارسال میکند. این پایش لحظهای مانع از خوابیدن کارهای بحرانی و افت کیفیت خدمات داخلی میشود و مدیران همواره تصویری شفاف از تعهد زمانی تیمها در اختیار دارند.
تمام تعاملات، پیامها، فایلهای ضمیمهشده، تغییر اولویتها و سوابق ارجاع بهصورت ساختاریافته در یک پرونده واحد ثبت میشوند تا تاریخچه کامل رسیدگی به هر درخواست شفاف و در دسترس بماند. هر دو طرف؛ درخواستکننده و کارشناس پشتیبانی؛ در هر لحظه به آخرین وضعیت کار و گام بعدی دسترسی دارند. این شفافیت کامل در گردش کار، پیگیریهای وقتگیر، ارسال پیامهای پراکنده در کانالهای مختلف و تماسهای مکرر برای استعلام وضعیت را بهطور کامل از فرآیندهای سازمان حذف میکند.
قدرت هوش مصنوعی در تیکتینگ نکسوس
خلاصهسازی لحظهای پروندهها، تشخیص هوشمند اولویت و تدوین پیشنویس پاسخ؛ جریان پاسخگویی به تیکتها را چند برابر سریعتر پیش ببرید.
استخراج خودکار تیکت از دل تعاملات و اسناد
رزا به عنوان لایه هوشمند نکسوس، مکالمات کاری، نامهها یا گزارشهای خطا را تحلیل میکند و بدون نیاز به فرمپرکنی دستی، اطلاعات کلیدی مثل عنوان، دپارتمان، سطح بحرانیبودن و فرد منتسب را استخراج کرده و تیکت رسمی میسازد.
پاسخگویی به تیکتها بر پایه پایگاه دانش و دسترسیهای سازمانی
رزا متن تیکت را با تمام آییننامهها و اسناد معتبر شرکت تطبیق میدهد. اگر راهحل استاندارد وجود داشته باشد، پاسخ را با درج لینک مستقیم به سند مرجع آماده میکند تا بار درخواستهای تکراری از دوش تیم مربوطه برداشته شود.
خلاصهسازی و دستیاری کارشناس پشتیبانی
برای تیکتهای تخصصی، رزا تاریخچه قبلی کاربر را در چند خط خلاصه میکند، پیشنویس پاسخ فنی را مینویسد و اقدامات بعدی (مثل ارجاع به مرحله بعد یا بستن تیکت) را به کارشناس پیشنهاد میدهد تا زمان حل مسئله به حداقل برسد.
همه قابلیت ها برای مدیریت درخواستهای سازمان بدون اتلاف وقت
تمام ابزارهای ثبت، رهگیری و پاسخگویی به تیکت ها در یک میز خدمت یکپارچه
کارشناسان مدتزمان صرفشده و شرح اقدامات را مستقیماً روی پرونده تیکت ثبت میکنند. این دادهها به سیستم اجازه میدهد زمان واقعی خدمات را بسنجد و تصویر شفافی از تیمها به مدیران بدهد؛ بدون نیاز به برآوردهای حدسی در پایان ماه.
هرگونه اقدام کارشناس، از تغییر مسئول و مهلت انجام تا بهروزرسانی وضعیت و شرح کار، همراه با زمان دقیق بهصورت خودکار در لاگ سیستم ثبت میشود. بدون نیاز به نوشتن گزارش دستی، تاریخچه کامل پیشرفت کار شفاف و مستند باقی میماند.
کارشناسان و درخواستکنندگان توضیحات تکمیلی را مستقیماً داخل کامنتهای تیکت تبادل میکنند. با متمرکز شدن گفتگوها روی پرونده، نیاز به پیگیری از کانال های دیگر حذف میشود و کل سوابق تیکت در یک نقطه مشخص باقی میماند.
پرسنل و کارشناسان نیازی به اسکرول دستی صفحات ندارند؛ با تایپ کلیدواژه، عنوان خدمت یا شماره پرونده، فرم مورد نظر یا تیکتهای قبلی در لحظه فیلتر میشوند. این قابلیت باعث می شود تا فرآیند ثبت و پیگیری درخواستها به سریعترین شکل انجام شود.
کارشناسان و پرسنل بدون مرور دستی صدها ردیف داده، تیکیت های خود را تنها با یک کلیک بر اساس وضعیت جاری یا موضوع تفکیک میکنند. این فیلترها روند جستجو بین تیکیت ها را سریع و بدون اتلاف وقت انجام میدهند.
تمامی فرمهای خدمت بر اساس دپارتمانها (اداری، مالی، IT و منابع انسانی) تفکیک شدهاند تا پرسنل بدون سردرگمی میان منوها، فرم مورد نظر را با یک کلیک پیدا کرده و مستقیم به تیم مسئول ارسال کنند.
تمامی متون، تبادلات و فایلهای پیوست روی بستر ارتباطی رمزنگاریشده جابهجا شده و با استانداردهای امنیتی ذخیره میشوند. فایلها و اسناد ارسالی پیش از ذخیرهسازی از نظر اعتبارسنجی فرمت و عدم وجود بدافزارها اسکن میگردند تا از ورود کدهای مخرب جلوگیری شود. همچنین یادداشتها و مکاتبات فنی کارشناسان در لایهای کاملاً امن از دید کاربر ثبتکننده مخفی میماند و تمامی اقدامات، ارجاعات و تغییرات وضعیت در قالب لاگهای غیرقابلتغییر ثبت میشوند تا مسیر تیکتینگ و فرایندها برای مدیران شفاف و بینقص باشد.
تمام اسناد ضمیمهشده روی بستر ارتباطی رمزگذاریشده جابهجا شده و بر روی پایگاههای داده سازمان ذخیره میشوند .
تمامی فعالیتها شامل مشاهده دادهها، تغییر وضعیت، پیوست فایل و ارجاع تیکت، همراه با شناسه کاربر و زمان دقیق ثبت میشوند.
دسترسی به تیکتها، فایلهای پیوست و فرمهای حساس بر اساس نقش و دپارتمان افراد تفکیک میشود؛ هر کاربر فقط پروندههای مجاز خود را میبیند.
فایلهای پیوست شده از نظر پسوندهای مجاز، عدم آلودگی به بدافزار و محدودیت حجم اعتبارسنجی میشوند تا خطر ورود کدهای مخرب به زیرساخت سازمان به صفر برسد.
پرسش های متداول
بله؛ برای درخواستهایی مانند وام، خرید تجهیزات یا دسترسیهای ویژه، سیستم میتواند تیکت را پیش از ارجاع به مجری، بهطور خودکار در صف تایید مدیر مستقیم یا مسئول مالی قرار دهد.
بله؛ ادمین سیستم میتواند متناسب با نیاز هر واحد (فنی، مالی، منابع انسانی) فیلدهای اختصاصی مانند منوهای چندگزینهای، فیلد تاریخ، متنهای عددی یا بارگذاری مدارک مشخص را به هر فرم تیکت اضافه کند.
بسته به تنظیمات سازمان، اگر مشکل کاربر بهطور کامل رفع نشده باشد، میتواند با ثبت کامنت جدید تیکت را دوباره فعال کند یا سیستم پس از پایان مهلت مشخص، پرونده را بهصورت نهایی آرشیو میکند.
بهمحض تغییر وضعیت، ثبت کامنت جدید یا حل تیکت، اعلانات سیستمی بهصورت درونبرنامهای و (در صورت نیاز) از طریق ایمیل یا پیامک سازمانی برای ثبتکننده و مجری ارسال میشود.
بله؛ برای درخواستهای پیچیدهای که نیازمند همکاری چند واحد مختلف است، امکان شکستن تیکت به چند زیروظیفه مجزا و تخصیص هر بخش به کارشناس مربوطه وجود دارد.
پایان درخواستهای پراکنده؛ مدیریت شفاف تیکتها در یک میز خدمت یکپارچه
همین امروز محصول تیکت نکسوس را در کنار سایر محصولات سازمانی تجربه کنید یا با کارشناسان ما برای دریافت دموی اختصاصی در ارتباط باشید.
