تدوین و ویرایش اشتراکی اسناد، گزارشها و صورتجلسات در بستری متمرکز و بدون تداخل نسخه. همکاران بهصورت همزمان متنها را توسعه میدهند، بازخوردها را روی بخشهای مشخص ثبت میکنند و اقدامات خروجی را به وظایف اجرایی تبدیل میسازند. با اتصال مستقیم به چارت، مجوزهای خواندن، کامنتگذاری و ویرایش اسناد با تغییر سمت افراد در لحظه بهروزرسانی میشوند.
گردش و تدوین اسناد کاری را از تبادل فایلهای آفلاین به یک محیط ابری یکپارچه منتقل کنید. در نکسوس، چند کاربر میتوانند بدون ایجاد تداخل و همزمان روی یک سند مشخص کار کنند، بخشهای مختلف را کامنتگذاری نمایند و اقدامات خروجی را مستقیماً از دل محتوا به افراد ارجاع دهند. دسترسیها بر پایه نقش پرسنل در چارت اداری مدیریت میشود و تایملاین کامل تغییرات، امکان پیگیری هر خط ویرایششده و بازگردانی سریع نسخهها را فراهم میسازد.
اتصال سند به کار اجرایی؛ متن برای اقدام است نه بایگانی
در ابزارهای متداول، مستندات و تسکها دو دنیای کاملاً جدا از هم هستند. تیمها ساعتها زمان صرف نوشتن صورتجلسهها، تحلیلها و تصمیمات در فایلهای متنی میکنند، اما این مستندات بلافاصله پس از اتمام جلسه بایگانی و در شلوغی کارهای روزمره فراموش میشوند. در نتیجه، مدیران مجبورند دوباره همان متنها را کپی کرده و به عنوان وظیفه در نرمافزارهای مدیریت پروژه تعریف کنند؛ فرآیندی فرسایشی که تصمیمات کلیدی را در جریان انتقال گم میکند.
با جابهجایی پرسنل یا ذخیره فایلها روی درایوهای شخصی، دانش فنی و استانداردهای کلیدی سازمان گم نمیشوند. اسناد نکسوس بستری متمرکز برای نگهداری آییننامهها، مشخصات فنی و مستندات پروژهها در یک ساختار درختی و دستهبندیشده است. دسترسی به هر سند بر اساس نقش افراد در چارت سازمانی کنترل میشود و تیمها در هر لحظه به آخرین نسخه رسمی مستندات دسترسی دارند.
قدرت هوش مصنوعی در اسناد نکسوس
از یادداشت خام تا سند نهایی؛ رزا متون سازمانی را تدوین، ویرایش و خلاصهسازی میکند تا زمان تیم صرف بازنویسیهای دستی نشود.
پرسشوپاسخ از محتوای اسناد
بدون نیاز به اسکرول یا جستوجوی دستی در فایلهای صدصفحهای، سؤال کاری خود را از رزا بپرسید. رزا پاسخ دقیق را همراه با شماره بند و ارجاع به سطر مربوطه از دل متن استخراج میکند.
خلاصه سازی فایل ها
تبدیل گزارشهای طولانی و مستندات فنی چندصفحهای به خلاصه مدیریتی در چند ثانیه. رزا فرمت و نگارش متن را به قالبهای استاندارد سازمانی، صورتجلسه رسمی یا پروپوزال تبدیل میکند.
ویرایش تخصصی، روانسازی و اصلاح لحن سازمانی
ازنویسی بخشهای مختلف سند بدون تغییر معنای اصلی؛ تبدیل یادداشتهای عامیانه یا غیررسمی به متون رسمی اداری، بررسی خطاهای نگارشی و تصحیح ساختار جملات طولانی.
ابزارها و قابلیت های کاربردی اسناد
مجموعهای از ابزارهای کاربردی برای کار با اسناد سازمانی
برنامهریزی کارهای فردی در لیستهای شخصی و مدیریت پروژهها در لیستهای اشتراکی تیمی. این قابلیت به اعضای تیم اجازه میدهد دیدی کاملاً شفاف از مسئولیتها و مسیر پیشرفت کارهای جاری واحد خود داشته باشند.
مشاهده پیشنمایش و ویرایش مستقیم فایلهای متنی و تصاویر درون مرورگر بدون نیاز به دانلود فایلها.
نوشتن متن، ساخت جدول و شیت محاسباتی، طراحی اسلاید ارائه، ایجاد فایل PDF و یادداشتبرداری سریع؛ همه در یک فضای مشترک، با دستهبندی در پوشهها و الگوهای آماده، بدون نیاز به نصب نرمافزار دیگر.
اسناد را در قالب فایلهای متنی استاندارد، اسناد بایگانی چاپی، کدهای تحت وب و تصاویر باکیفیت دریافت کنید. بدون نیاز به تبدیل دستی، فایلها ساختار، فونت و قالببندی اصلی خود را حفظ میکنند و برای مکاتبات رسمی، گزارشهای هیئتمدیره یا ارسال به بیرون از سازمان آمادهاند.
روی اسناد حساس، قراردادها و گزارشهای مالی رمز عبور بگذارید؛ فایلها بهصورت مستقیم رمزگذاری میشوند تا حتی در صورت دانلود یا اشتراکگذاری، فقط افراد مجاز امکان باز کردن و مشاهده محتوا را داشته باشند.
تمام تغییرات اسناد با نام ویرایشکننده و زمان دقیق ذخیره میشوند؛ نسخههای مختلف را کنار هم مقایسه کنید و در صورت نیاز، سند را تنها با یک کلیک به نسخه قبلی برگردانید.
تمامی مستندات، ویرایشها و فایلهای پیوست روی بستری امن و رمزنگاریشده جابهجا شده و با استانداردهای سختگیرانه ذخیره میشوند. فایلهای بارگذاریشده پیش از ذخیرهسازی، از نظر ساختار و عدم وجود بدافزارها بهطور خودکار بررسی و اسکن میشوند تا تهدیدهای امنیتی به محیط اسناد نفوذ نکنند. همچنین دسترسی به مستندات محرمانه، یادداشتهای خصوصی و پیشنویسها دقیقاً بر اساس نقش و چارت سازمانی افراد محدود میماند و تمامی اقدامات، ویرایشهای متنی و تغییرات سطوح دسترسی در قالب تاریخچهای شفاف و غیرقابلتغییر ثبت میشوند تا نظارت و کنترل دادهها برای مدیران همواره روشن و بینقص باشد.
سطح دسترسی به اسناد از چارت سازمان دستور میگیرد. وقتی جایگاه پرسنل عوض شود، دسترسیها بلافاصله و بدون تنظیمات دستی تغییر میکنند.
تمامی اسناد و تغییرات روی سرورهای اختصاصی سازمان شما ذخیره و پردازش میشوند؛ بدون خروج دادهها از شبکه داخلی و بدون ریسک افشای اطلاعات.
ثبت دقیق هویت و زمان هر تغییر در سند با امکان بازگشت فوری به نسخههای قبل؛ هیچ متنی بدون ردپا حذف یا دستکاری نمیشود.
رزا تنها متونی را میخواند که کاربر مجوز دیدن آنها را دارد. ورودیهای متنی به خارج از سیستم ارسال نمیشوند و در حافظه عمومی هوش مصنوعی باقی نمیمانند.
پرسش های متداول
تغییرات شما روی کَش محلی مرورگر ذخیره میشوند. به محض برقراری مجدد اتصال به شبکه، متنها بدون تداخل و بدون بازنویسی کار بقیه اعضای تیم همگامسازی میشوند.
خیر؛ محدودیت حجمی بر اساس ظرفیت ذخیرهسازی سرورهای سازمانی خودتان تعریف میشود. اسناد نکسوس فایلهای حجیم، تصاویر باکیفیت و جداول چندصد سطری را بدون کُندی رندر میکنند.
امکان خروجی گرفتن فوری با فرمتهای PDF، Word و HTML با حفظ دقیق راستچین، فونتهای فارسی، جداول و چیدمان بلوکها فراهم است؛ بدون بههمریختگی فرمتبندی هنگام پرینت یا ارسال رسمی.
بله؛ میتوانید پیشنویس سند را پس از تکمیل به مدیر مستقیم یا کارگروه مربوطه ارجاع دهید تا پس از بررسی و ثبت امضای دیجیتال/تایید نهایی، سند قفل و به عنوان نسخه مرجع منتشر شود.
موتور جستوجوی اسناد نهتنها عنوان و متن پاراگرافها، بلکه کلمات داخل فایلهای پیوست (مثل PDF و اکسل) و متون داخل جداول را با سرعت بالا ایندکس و پیدا میکند.
سیستم با قفلگذاری ریزدانه (Real-time CRDT) تغییرات هر کاراکتر را جداگانه ردیابی میکند؛ هیچ متنی روی متن دیگر بازنویسی نمیشود و تداخل همزمانی به صفر میرسد.
همکاری اشتراکی سریع، مستندسازی بینقص؛ بدون اتلاف وقت.
همین امروز محصول اسناد نکسوس را در کنار سایرمحصولات سازمانی تجربه کنید یا با کارشناسان ما برای دریافت دموی اختصاصی در ارتباط باشید.
