فایلها و مستندات شرکت را روی سرورهای داخلی ذخیره کنید و بهصورت تیمی ویرایش نمایید. اشتراکگذاری دادهها و کنترل سطوح دسترسی افراد، مستقیماً بر اساس چارت اداری سازمان مدیریت میشود.
درخواست دموبهجای مدیریت دستی دسترسیها روی فایلسرورهای سنتی، درایو نکسوس مستقیماً به چارت سازمانی شما متصل است. مدیران میتوانند پوشههای اختصاصی واحدها (مانند پوشه مالی، HR یا پروژهها) را ایجاد کرده و سطوح دسترسی دقیق (فقط مشاهده، ویرایش، دانلود یا مدیریت کامل) را بر اساس نقش پرسنل تعیین کنند. با تغییر سمت یا خروج نیروی انسانی، دسترسی فرد به اسناد حساس محرمانه بهصورت خودکار مسدود میگردد.
ایجاد و ویرایش همزمان اسناد متنی بدون ارسال فایلهای متعدد
بسیاری از نرمافزارهای مدیریتی تمام کارهای سازمان را در قالب یک چکلیست ساده و یکشکل قرار میدهند. در نکسوس، ساختار کارها بر اساس ماهیت واقعی آنها به چهار دسته تفکیک شده است: وظیفه برای اقدامات اجرایی («انجام بده»)، تأییدیه برای تصمیمگیریهای رسمی («تصمیم بگیر»)، تیکت برای موارد پشتیبانی صفمحور («رسیدگی کن») و درخواست برای فرایندهای فرمپایه سازمانی. این ساختار مشخص مانع از تداخل کارهای اصلی با تیکتهای پشتیبانی یا فرمهای مرخصی میشود و شفافیت کاملی از بار کاری واقعی تیمها در اختیار مدیران میگذارد.
فایلها و اسناد در نکسوس یک «جزیره جداگانه» نیستند؛ بلکه مستقیماً در تاروپود کارهای اجرایی و جریان روزمره سازمان قرار دارند. هر سند موجود در درایو میتواند بدون نیاز به دانلود یا بارگذاری مجدد، مستقیماً به یک وظیفه ، تیکت پشتیبانی یا گردش درخواستهای اداری پیوست شود. پرسنل و مدیران برای بررسی قراردادها، صورتجلسات یا فایلهای مرجع، نیازی به خروج از سامانه، جستجوی پراکنده در چتها و ایمیلها، یا هماهنگیهای تلفنی ندارند؛ تمام زمینهها، سوابق تصمیمگیری و فایلهای مرتبط دقیقاً در همان نقطه اقدام و کارتابل مسئول مربوطه در دسترس قرار میگیرند تا چرخه انجام کار بدون اصطکاک و با شفافیت کامل پیش برود.
قدرت هوش مصنوعی در درایو نکسوس
دسترسی هوشمند به دانش سازمانی؛ رزا محتوای فایلها و فرمتهای مختلف را تحلیل کرده و اطلاعات مورد نیاز را در چند ثانیه استخراج میکند.
پاسخ به سوالات از متن اسناد
رزا محتوای گزارشها، قراردادها و فایلهای متنی را در لحظه تحلیل میکند تا بدون نیاز به باز کردن اسناد، دقیقترین پاسخها، آمار و اطلاعات کلیدی را مستقیماً از دل متون استخراج کند.
خلاصهسازی و نگارش پیشنویس
رزا گزارشها و مستندات چند صفحهای را در قالب نکات کلیدی خلاصه میکند و بر اساس اطلاعات پرونده، پیشنویس اولیه صورتجلسات، نامهها و متون کاری استاندارد را با یک دستور ساده آماده میسازد.
دستهبندی و برچسبگذاری خودکار فایلها
رزا موضوع و ساختار فایلهای بارگذاریشده را بهصورت خودکار تشخیص میدهد، برچسبهای متناسب روی آنها قرار میدهد و هر سند را مستقیماً در پوشه مربوط به واحد یا پروژه خود بایگانی میکند.
فایلها و اسناد متنوع، از دارایی های اصلی هر سازمان هستند. استفاده از سرویسهای ابری یا پیامرسانهای غیرسازمانی برای تبادل فایل، ریسک نشت دادهها را افزایش میدهد. نکسوس تمامی فایلها را در سرورهای درونسازمانی شما امن نگه میدارد.
تمامی اسناد، پوشههای تیمی و فایلهای پروژهای کاملاً روی سرورهای اختصاصی شبکه داخلی سازمان شما ذخیره و پردازش میشوند. بر خلاف سرویسهای ابری عمومی، درایو نکسوس تضمین میکند دادههای محرمانه از مرزهای امنیتی شبکه شما خارج نشده و خطر افشای اسناد استراتژیک بسیار کمتر شود.
تمامی رفتارهای کاربران شامل مشاهده، ویرایش، دانلود و حذف اسناد بهصورت دقیق و دستکاریناپذیر ثبت میشوند. همچنین سیستم با ذخیرهسازی خودکار نسخههای قبلی اسناد (Version Control)، امکان بازگردانی سریع فایلها در صورت خطای انسانی و پایش کامل برای مراجع نظارتی را فراهم میسازد.
ایجاد مرزهای امنیتی شفاف روی فایلها و اسناد حساس سازمان. این لایه امنیتی مانع از دسترسی یا اشتراکگذاری ناخواسته مدارک استراتژیک شرکت شده و از داراییهای فکری و اطلاعات محرمانه سازمان بهطور کامل حفاظت میکند.
اتصال مستقیم به سامانه مدیریت کاربران و چارت اداری سازمان. با ورود پرسنل جدید، دسترسی به اسناد و پوشههای کاری بلافاصله در اختیار فرد قرار میگیرد و با تغییر سمت یا خروج یک فرد از سازمان، تمامی دسترسیهای او به فایلهای محرمانه در کمتر از چند ثانیه بهصورت خودکار مسدود میگردد.
مجموعهای کامل از ابزارهای هوشمند برای ذخیرهسازی متمرکز، جستجوی سریع و همکاری همزمان روی فایلهای سازمانی
ایجاد پوشههای مشترک برای دپارتمانهای مختلف سازمان (مانند مالی، فنی، منابع انسانی و بازاریابی). این قابلیت امکان دسترسی یکپارچه پرسنل هر واحد به اسناد مرجع، آییننامهها و مدارک پروژهای را بدون سردرگمی و پراکندگی فراهم میکند.
ایجاد و ویرایش فایلهای متنی بهصورت گروهی. اعضای تیم میتوانند بهصورت همزمان روی یک سند کار کنند، تغییرات یکدیگر را در لحظه ببینند، کامنت بگذارند و بدون نیاز به نصب نرمافزار جانبی یا ارسال نسخههای متوالی، فایلها را آماده کنند.
قابلیت جستجوی هوشمند در کل فایلها؛ سیستم علاوه بر نام پوشهها و فایلها، محتوای داخلی اسناد متنی، فایلها و صورتجلسات را بهسرعت اسکن کرده و دقیقترین سند مورد نظر را در چند ثانیه به کاربر نمایش میدهد.
ذخیرهسازی خودکار تمامی نسخههای قبلی اسناد با مشخص بودن زمان و فرد تغییردهنده. این ویژگی به پرسنل اجازه میدهد در صورت بروز خطای انسانی یا نیاز به بازبینی مدارک قدیمی، فایل را با یک کلیک به نسخههای گذشته بازگردانند.
امکان مشاهده انواع تصاویر، اسناد متنی و فایلهای کاری مستقیماً در مرورگر یا اپلیکیشن نکسوس. این قابلیت نیاز به دانلود فایل روی دستگاه شخصی پرسنل را از بین برده و امنیت اطلاعات سازمان را ارتقا میدهد.
قابلیت ارسال فایلها به افراد داخل یا خارج از سازمان از طریق ساخت لینکهای اختصاصی. مدیران میتوانند برای لینکهای اشتراکی رمز عبور تعیین کرده یا تاریخ انقضای دسترسی بگذارند تا امنیت اسناد حفظ شود.
تدوین قراردادها، مستندات فنی و گزارشهای مالی در نرمافزارهای متفرقه یا پیامرسانها، دانش سازمانی را چندتکه کرده و اطلاعات محرمانه را در معرض نشت و دسترسیهای غیرمجاز قرار میدهد. محصول اسناد نکسوس بستری متمرکز برای تدوین، ویرایش همزمان و نگهداری مستندات روی سرورهای داخلی و شبکه اختصاصی خودتان فراهم میکند؛ سطوح دسترسی (مشاهده، ویرایش یا کامنتگذاری) بهطور خودکار و دقیق بر اساس نقش، دپارتمان و چارت اداری اعمال میشوند و تمامی تغییرات متنی در قالب تاریخچهای شفاف ثبت میگردد تا همکاری تیمی با بالاترین سرعت پیش برود، بدون آنکه حتی یک سند از مرزهای امنیتی سازمان خارج شود.
اسناد منحصراً روی زیرساخت خودتان ذخیره و پردازش میشوند. هیچ فایلی از شبکه داخلی خارج نمیشود.
سطح دسترسی هر فرد را بر اساس سمتش تعریف کنید. با تغییر نقش یا خروج نیرو، دسترسیها در لحظه قطع میشوند.
تمام تعاملات شامل دانلود، مشاهده، ویرایش یا حذف سند با ثبت هویت فرد و مهر زمانی ذخیره میشوند.
سوابق ویرایش اسناد خودکار ذخیره میشوند. هر فایلی را با یک کلیک به نسخههای قبلی بازگردانید.
موتور جستجوی نکسوس علاوه بر عناوین پوشهها، متون داخل اسناد بومی (Docs)، فایلهای متنی استاندارد، PDFها و فایلهای آفیس را اسکن میکند تا با جستجوی یک کلمه یا عبارت خاص، سند مرتبط را پیدا کنید.
تمام تغییرات به صورت لحظهای در حافظه محلی مرورگر یا نرمافزار ذخیره میشوند. به محض اتصال مجدد به شبکه، تغییرات بدون از دست رفتن دادهها، به طور خودکار با نسخه اصلی همگامسازی (Sync) میگردند.
بله. مدیران سیستم میتوانند برای هر کاربر، دپارتمان یا پوشه تیمی، سقف حجم ذخیرهسازی مشخصی تعیین کنند تا فضای سرورهای سازمان به شکل منطقی مدیریت شود.
نکسوس دسترسی را هوشمند نگه میدارد. تنها افرادی که به آن تسک یا تیکت دسترسی دارند، میتوانند فایل پیوستشده را مشاهده یا دانلود کنند و دسترسی افراد خارج از آن جریان کاری مسدود باقی میماند.
بله. هنگام ساخت لینک اشتراکگذاری، علاوه بر تنظیم رمز عبور و تاریخ انقضا، میتوانید قابلیت دانلود فایل را غیرفعال کنید تا فرد بیرونی فقط امکان مشاهده (View-only) فایل را داشته باشد.
فایلهای حذفشده به سطل آشغال متمرکز درایو منتقل میشوند. مدیران IT میتوانند دوره زمانی مشخصی (مثلاً ۳۰ روز) برای نگهداری فایلهای حذفشده تعریف کنند تا پرسنل در صورت حذف اشتباهی، امکان بازگردانی سریع داشته باشند.
اسناد سازمانی را متمرکز و امن مدیریت کنید
همین امروز درایو نکسوس را در کنار سایرمحصولات سازمانی تجربه کنید یا با کارشناسان ما برای دریافت دموی اختصاصی در ارتباط باشید.
